SOP trong ngành Dược là gì? Nhà thuốc GPP cần thực hiện SOP nào?

Để đảm bảo hoạt động nhà thuốc diễn ra khoa học, an toàn và tuân thủ đúng quy định, việc áp dụng các quy trình chuẩn là vô cùng cần thiết. SOP (Standard Operating Procedure) – Quy trình thao tác chuẩn không chỉ giúp chuẩn hóa công việc mà còn là yêu cầu bắt buộc trong đánh giá chất lượng. Cùng các thầy cô chuyên ngành Cao đẳng Dược tìm hiểu SOP trong ngành Dược là gì và một nhà thuốc đạt chuẩn GPP cần thực hiện những SOP nào?

SOP trong ngành Dược là gì?

>>>> Giải đáp: GSP trong ngành Dược là gì? Nguyên tắc bảo quản thuốc đạt chuẩn?

SOP trong ngành Dược là những văn bản hướng dẫn mô tả chi tiết từng bước của một hoạt động cụ thể tại nhà thuốc. Các quy trình này có thể liên quan đến việc bán thuốc theo đơn, tiếp nhận và xử lý đơn thuốc bị phản ánh, hay kiểm soát chất lượng sản phẩm,… SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure, nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn

Quy trình thao tác chuẩn SOP có vai trò như thế nào?

Các quy trình thao tác chuẩn này đem đến những lợi ích như:

• Giúp Dược sĩ hoặc các cá nhân có liên quan có thể kinh doanh thuốc một cách thuận lợi, nhanh chóng và hạn chế tối đa các sai sót.
• Giúp các cá nhân chưa có kinh nghiệm dễ dàng làm quen và thực hành chuẩn chỉ với quy trình đã cho từ trước.
• SOP trong ngành Dược còn giúp quá trình bán thuốc được diễn ra trôi chảy, thuận lợi và góp phần tăng doanh thu cho nhà thuốc.
• Hạn chế lãng phí cũng như sai sót trong quá trình thử nghiệm quy trình.
• Nâng cao năng lực, hỗ trợ đẩy mạnh năng suất xử lý công việc của nhân việc, Dược sĩ tại nhà thuốc.
• Tài liệu quan trọng cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền kiểm tra khi gặp các vấn đề liên quan đến phân phối thuốc.
• Căn cứ để kiểm tra chất lượng hay thẩm định hệ thống của nhà thuốc GPP có đạt chuẩn hay không.
• Hạn chế lãng phí tài nguyên, nguồn lực khi không phải thử nghiệm các quy trình mới.

Nhà thuốc GPP cần thực hiện SOP nào?

Mua thuốc

Khâu mua thuốc là bước khởi đầu quan trọng và đồng thời là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động của một cơ sở kinh doanh dược phẩm. Tại các nhà thuốc đạt chuẩn GPP, Dược sĩ cần bảo đảm thuốc nhập về vừa đầy đủ, kịp thời, vừa có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu điều trị của người dân cũng như tuân thủ đúng quy định pháp luật. Quy trình SOP cho việc mua thuốc thường bao gồm:

• Lựa chọn các nhà cung cấp dược phẩm uy tín, minh bạch.
• Thực hiện thủ tục thanh toán đúng thỏa thuận khi mua bán thuốc.
• Kiểm tra kỹ chất lượng thuốc trước khi nhập kho và đưa ra quầy bán.

Bán và tư vấn sử dụng thuốc theo đơn

Hoạt động bán thuốc theo đơn và hướng dẫn sử dụng phải được quy định cụ thể trong SOP nhằm đảm bảo quy trình diễn ra an toàn, hợp lý, tuân thủ quy chế. Các bước cơ bản được tiến hành như sau:

• Đón tiếp và chào hỏi bệnh nhân hoặc khách hàng.
• Kiểm tra, xác nhận tính hợp pháp và hợp lệ của đơn thuốc.
• Tìm đúng loại thuốc được kê trong đơn.
• Giải thích, hướng dẫn khách cách sử dụng đúng liều, đúng thời điểm.
• Ghi chép, lưu trữ đầy đủ thông tin.
• Thực hiện giao thuốc, thu tiền và hoàn tất giao dịch.

Bán thuốc không theo đơn

Một trong các SOP quan trọng khác là việc bán thuốc không kê đơn. Quy trình này nhìn chung khá tương đồng với bán thuốc theo đơn, tuy nhiên Dược sĩ cần dành thời gian tìm hiểu tình trạng bệnh, triệu chứng của khách và đưa ra lời khuyên, tư vấn phù hợp trước khi quyết định bán thuốc.

Bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc

Công tác bảo quản và kiểm soát chất lượng là yếu tố không thể thiếu trong mọi nhà thuốc đạt chuẩn GPP. Nhờ thực hiện SOP ở khâu này, chất lượng thuốc mới được giữ ổn định và được quản lý chặt chẽ. Một số công việc chính gồm:

• Bố trí, bảo quản thuốc đúng cách theo đúng quy định.
• Thường xuyên kiểm tra, loại bỏ các sản phẩm đã hoặc sắp hết hạn sử dụng.

Giải quyết đơn thuốc khiếu nại, thu hồi

Trong quá trình vận hành, việc phát sinh sai sót là điều khó tránh. Vì thế, SOP đã quy định rõ cách xử lý các trường hợp thuốc bị khiếu nại hay phải thu hồi. Theo hướng dẫn từ Bộ Y tế, nhà thuốc cần:

• Ngừng nhập, ngừng bán loại thuốc bị yêu cầu thu hồi và thông báo đến các bộ phận liên quan.
• Kiểm kê, đối chiếu dữ liệu trên hệ thống và thực tế.
• Nhận lại sản phẩm khách trả kèm đánh giá tình trạng.
• Lập báo cáo chi tiết và gửi cơ quan có thẩm quyền.
• Giải quyết khiếu nại nhanh chóng, thỏa đáng.

Đào tạo

Đào tạo nhân sự là SOP bắt buộc để bảo đảm chất lượng phục vụ.

Đối với nhân viên mới:

• Người quản lý hoặc Dược sĩ phụ trách sẽ trực tiếp hướng dẫn nhân viên nắm rõ quy trình SOP cũng như các quy định chuyên môn.
• Cung cấp kiến thức về sản phẩm, cách giao tiếp với khách hàng, cách ghi chép số liệu và các thao tác nghiệp vụ khác.

Đối với nhân viên cũ:

• Tùy giai đoạn và nhu cầu công việc, nhà thuốc tổ chức đào tạo lại để cập nhật kiến thức.
• Có thể triển khai dưới hình thức họp nội bộ, trao đổi kinh nghiệm hoặc mời chuyên gia bên ngoài huấn luyện.

Tư vấn điều trị

Dược sĩ tại nhà thuốc phải có đủ kỹ năng và chuyên môn để tư vấn cho khách hàng. Một quy trình SOP tư vấn chuẩn bao gồm:

• Chào hỏi, tạo sự thân thiện với khách hàng.
• Thu thập thông tin cần thiết như độ tuổi, giới tính, bệnh sử, triệu chứng.
• Đưa ra lời khuyên, tư vấn phù hợp với từng đối tượng.
• Tuân thủ hướng dẫn bán thuốc không kê đơn.
• Giữ bí mật thông tin cá nhân và tình trạng sức khỏe của bệnh nhân.

Hướng dẫn vệ sinh nhà thuốc

Để duy trì môi trường sạch sẽ, nhà thuốc cần tuân theo SOP vệ sinh với ba cấp độ:

• Hàng ngày: Lau dọn sàn, tủ kệ, kính; sắp xếp gọn gàng không gian làm việc.
• Hàng tuần: Làm sạch cửa, trần, góc tường và các thiết bị.
• Hàng tháng: Vệ sinh toàn diện giá kệ, tủ lớn và bố trí lại khoa học.

Hướng dẫn ra đơn thuốc lẻ

SOP tiếp theo liên quan đến việc cấp phát thuốc lẻ. Nhà thuốc phải bố trí tủ đựng, dụng cụ hỗ trợ một cách hợp lý, đồng thời nhân viên cần thao tác chuẩn xác khi bẻ vỉ, chia thuốc từ chai lọ để bảo đảm an toàn, tránh lây nhiễm chéo.

Ghi chép nhiệt độ – độ ẩm

Dược phẩm là mặt hàng đặc biệt, dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ và độ ẩm. Do đó, SOP yêu cầu:

• Đo nhiệt độ và độ ẩm ít nhất 2 lần/ngày vào những khung giờ cố định.
• Nếu phát hiện bất thường, nhân viên phải xử lý kịp thời bằng cách điều chỉnh thiết bị điều hòa hoặc báo cáo người quản lý.
• Khi có sự cố hỏng hóc liên quan đến máy móc, cần lập tức thông tin để sửa chữa.

Sắp xếp và trình bày thuốc

Để việc quản lý và phục vụ khách hàng thuận lợi, SOP quy định rõ cách bố trí thuốc:

• Phân loại thuốc thành từng nhóm riêng.
• Sắp xếp theo điều kiện bảo quản.
• Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định chuyên môn.
• Đặt thuốc sao cho dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra.
• Áp dụng nguyên tắc FEFO (hết hạn trước dùng trước) và FIFO (nhập trước xuất trước).
• Bố trí thêm tài liệu, văn phòng phẩm và các vật dụng khác một cách khoa học.

Hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt

SOP cuối cùng là quy trình hủy thuốc thuộc diện kiểm soát đặc biệt. Khi có quyết định thu hồi hoặc khiếu nại từ cơ quan quản lý, Dược sĩ hoặc người phụ trách phải thực hiện đúng trình tự tiêu hủy. Sau đó, báo cáo giải trình cần được gửi lên cơ quan chức năng kịp thời, tuyệt đối không được chậm trễ hay bỏ sót.

SOP đóng vai trò là kim chỉ nam giúp các hoạt động tại nhà thuốc diễn ra thống nhất, an toàn và đúng quy định. Việc hiểu rõ SOP trong lĩnh vực Dược và triển khai đầy đủ các SOP bắt buộc không chỉ giúp nhà thuốc đạt chuẩn GPP mà còn nâng cao chất lượng phục vụ, tạo niềm tin bền vững đối với người bệnh và khách hàng.

Cao Đẳng Y Dược TPHCM tổng hợp